สารสนเทศการศึกษา

สารสนเทศการศึกษาคืออะไรและมีประโยชน์อย่างไร
สารสนเทศสามารถหมายถึงคุณภาพของข้อความจากผู้ส่งไปหาผู้รับ สารสนเทศจะประกอบไปด้วย ขนาดและเหตุการณ์ของสารสนเทศนั้น สารสนเทศสามารถแทนข้อมูลที่มีความถูกต้องและความแม่นยำหรือไม่มีก็ได้ ซึ่งสามารถเป็นได้ทั้งข้อเท็จจริงหรือข้อโกหกหรือเป็นเพียงเหตุการณ์หนึ่งที่เกิดขึ้น สารสนเทศจะเกิดขึ้นเมื่อมีผู้ส่งข้อความและผู้รับข้อความอย่างน้อยฝ่ายละหนึ่งคนซึ่งทำให้เกิดการสื่อสารของข้อความและเข้าใจในข้อความเกิดขึ้น ซึ่งมีลักษณะใกล้เคียงกับ ความหมาย ความรู้ คำสั่ง การสื่อสาร การแสดงออก และการกระตุ้นภายใน การส่งข้อความที่มีลักษณะเป็นสารสนเทศ ในขณะเดียวกันการบกวนการสื่อสารสารสนเทศก็ถือเป็นสารสนเทศเช่นเดียวกันถึงแม้ว่าคำว่า "สารสนเทศ" และ "ข้อมูล" มีการใช้สลับกันอยู่บ้าง แต่สองคำนี้มีข้อแตกต่างที่เด่นชัดคือ ข้อมูลเป็นกลุ่มของข้อความที่ไม่ได้จัดการรูปแบบ และไม่สามารถนำมาใช้งานได้จนกว่าจะมีการจัดระเบียบและดึงออกมาใช้ในรูปแบบสารสนเทศ
1. ความหมายของระบบข้อมูลสารสนเทศ คำว่า “ข้อมูล” และ “สารสนเทศ” มีความหมายแตกต่างกัน แต่มีความสัมพันธ์กันมากกล่าวคือ
ข้อมูล (Data) หมายถึง ตัวเลข ภาษา หรือสัญลักษณ์ ที่ใช้แทนคน สิ่งของและความคิด ซึ่งเป็นข้อเท็จจริงที่เก็บรวบรวมไว้โดยไม่ผ่านการประเมิน การวิเคราะห์ ไม่สามารถนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจได้ทันที เช่น ชื่อ ที่อยู่ จำนวน ปริมาณ เป็นต้น สารสนเทศ (Information) บางแห่งก็เรียกข้อสนเทศหรือสารนิเทศ หมายถึง การนำข้อมูลต่าง ๆ มาจัดกระทำ วิเคราะห์
สารสนเทศ (Information) บางแห่งก็เรียกข้อสนเทศหรือสารนิเทศ หมายถึง การนำข้อมูลต่าง ๆ มาจัดกระทำ วิเคราะห์ หรือ ประมวล เพื่อให้มีความหมายหรือมีคุณค่าในการตัดสินใจ เช่น ผลจากการประเมินนักเรียน ผลจากการประเมินโรงเรียน เป็นต้น
ตัวอย่าง
เรามีข้อมูลจำนวนนักเรียน จำนวนครูในโรงเรียน เมื่อนำมาจัดกระทำให้อยู่ในรูปของสารสนเทศเราอาจจะได้จำนวนนักเรียน จำแนกตามเพศ ชั้น หรืออัตราส่วนครูต่อนักเรียน ฯลฯ
จากความหมายดังกล่าว โรงเรียนทุกโรงเรียนจึงต้องมีทั้งข้อมูลและสารสนเทศ ความสัมพันธ์นี้จะเห็นชัดในแผนภูมิต่อไปนี้
ฉะนั้น ระบบข้อมูลและสารสนเทศก็คือระบบการเก็บและการจัดกระทำกับข้อมูลเพื่อให้ ผู้ใช้ได้รับประโยชน์สูงสุด ในความหมายนี้จะเห็นว่าทุกโรงเรียนจำเป็นต้องมีระบบข้อมูลและสารสนเทศเพื่อประกอบการบริหารและการดำเนินงานด้านต่าง ๆ ภายในโรงเรียน
2. ประโยชน์ของข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษา
ข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษานั้น เป็นเครื่องมือสำคัญในการตัดสินใจ การแก้ปัญหา อย่างมีหลักและเหตุผลของผู้บริหาร และบุคลากรทางการศึกษาทุกระดับ ดังนี้
1. สำหรับผู้บริหารระดับสูง ข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษาเป็นหัวใจสำคัญต่อการกำหนดนโยบาย การบริหารและวางแผนพัฒนาการศึกษา ตลอดจนการควบคุมติดตามและประเมินผลของแผนงานและโครงการต่าง ๆ ที่ได้จัดทำไปแล้ว
2. ผู้บริหารระดับกลางและระดับปฏิบัติจะใช้ประโยชน์จากข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษาในการควบคุมการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลตรงตามแผนหรือเป้าหมาย
3. ผู้บริหารระดับห้องเรียน (ครู) จะใช้ประโยชน์จากข้อมูลและสารสนเทศในการพัฒนาการเรียนการสอนในทุก ๆ ทาง เป็นการควบคุมการปฏิบัติงานในห้องเรียนให้มีประสิทธิภาพ
4. สำหรับบุคคลทั่ว ๆ ไป เช่น นักวิจัย นักวิชาการ หรือนักการศึกษา จะมีประโยชน์เกี่ยวกับการทำงานทางวิชาการ ช่วยในการกการตัดสินใจที่มีเหตุผล หรือเพื่อแสวงหาความรู้ ทฤษฎีใหม่ ๆ เพื่อประโยชน์ต่อการพัฒนาการศึกษา
3. คุณสมบัติของข้อมูลและสารสนเทศที่ดี ข้อมูลและสารสนเทศสำหรับใช้ประกอบการดำเนินงานต่าง ๆ ควรจะมีคุณสมบัติสำคัญอย่างน้อย 3 ประการ ดังนี้
1. มีความเป็นปัจจุบัน คือต้องทันต่อการใช้ประโยชน์ ไม่ช้าจนไม่สามารถใช้บอกสถานการณ์ หรือแนวโน้มของการเกิดเหตุการณ์ใด ๆ ได้ และไม่ช้าจนนำมาเป็นแนวทางวางแผนปรับปรุงงานไม่ได้ ควรจะมีการเก็บข้อมูลอย่างสม่ำเสมอตามความเหมาะสม
2. ตรงต่อความต้องการ ข้อมูลและสารสนเทศชุดหนึ่งอาจมีคุณค่าต่อการใช้งานหนึ่งแต่ไม่ตรงต่อความต้องการของอีกงานหนึ่ง ก็ไม่ควรจะนำมาใช้ในงานนั้นต่อไป
3. มีความถูกต้อง เป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะหากข้อมูลและสารสนเทศมีความเป็นปัจจุบันและตรงต่อความต้องการ หากขาดความถูกต้องแล้ว การนำไปใช้ประโยชน์ก็อาจจะกลายเป็นโทษ เพราะทำให้มีการตัดสินในที่ผิดพลาด ฉะนั้นในการเก็บข้อมูลเบื้องต้นตลอดจนการประมวลผลจึงควรตระหนักและให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ให้มาก
ข้อมูลและสารสนเทศที่ถูกเก็บรวบรวมไว้จะให้ประโยชน์สูงสุดก็ต่อเมื่อมีการนำไปใช้ โอกาสของการนำไปใช้ นอกจากจะอยู่ที่การเห็นความสำคัญของข้อมูลและสารสนเทศแล้ว ยังต้องประกอบด้วยความพร้อมที่จะใช้ได้ตามต้องการ ซึ่งจะต้องมีการจัดระบบการรวบรวม การประมวลผล การจัดจำแนกหมวดหมู่ การเก็บรักษาที่สามารถหยิบใช้สะดวกรวดเร็ว ฉะนั้นทุกโรงเรียนจึงต้องมีผู้รับผิดชอบในเรื่องนี้ อาจเป็นบุคคลหรือคณะบุคคล ขึ้นอยู่กับขนาดของโรงเรียนซึ่งบุคคลกลุ่มนี้จะต้องรับผิดชอบ วางแผน ประสานงาน เก็บข้อมูลในโรงเรียน โดยมีครูทุกคนให้ความร่วมมือ เช่น อาจจะช่วยเก็บข้อมูลในส่วนที่ตนเองสอนหรือรับผิดชอบ สำหรับรายละเอียดในเรื่องการรวบรวม ระยะเวลา แหล่งข้อมูล วิธีการหาและทำให้เป็นปัจจุบันไม่กล่าวถึง เพราะโรงเรียนสามารถดำเนินการเป็นประจำอยู่แล้วนอกจากนี้หน่วยงานต้นสังกัดก็ให้เจ้าหน้าที่มาอบรมพร้อมทั้งแจกเอกสารและคู่มือแก่โรงเรียนเป็นประจำ ฉะนั้นในเอกสารนี้จะเสนอแนะวิธีการจัดระบบข้อมูลและสารสนเทศ ที่เอื้อประโยชน์แก่ผู้ใช้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยยึดคุณสมบัติของข้อมูลและสารสนเทศที่ดีและลักษณะของระบบข้อมูลและสารสนเทศที่ให้ประโยชน์สูงสุดเป็นเกณฑ์ ซึ่งแบ่งเป็น 5 เรื่อง คือ
1. หน้าที่ของผู้รับผิดชอบและครูอาจารย์ในโรงเรียน 2. สถานที่เก็บข้อมูลและสารสนเทศ 3. ระบบการจัดเก็บ 4. ระบบการนำไปใช้ 5. การเก็บรักษาข้อมูลและสารสนเทศ
1. หน้าที่ของผู้รับผิดชอบและครูอาจารย์ในโรงเรียน ความจริงครูทุกคนมีส่วนรับผิดชอบกับข้อมูลในโรงเรียนอยู่แล้ว แต่ก็จำเป็นจะต้องมีครูคนหนึ่งคนใดหรือคณะหนึ่งคณะใดรับผิดชอบเฉเพาะในการดำเนินงาน เพื่อวางแนวทางและจัดระบบให้มีการนำข้อมูลต่าง ๆ ภายในโรงเรียนไปใช้ได้ตลอดเวลา ซึ่งหลายโรงเรียนก็จัดทำได้ดี หน้าที่ที่จะแนะนำนี้เป็นงานที่โรงเรียนเล็ก ๆ สามารถจะทำได้ทันที สำหรับโรงเรียนใหญ่การจะเพิ่มเติมวิธีการต่าง ๆ เพื่อให้มีประสิทธิภาพขึ้นก็คงไม่มีปัญหา ในที่นี้จะแบ่งหน้าที่เป็น 2 ส่วน คือ
1. 1 หน้าที่ของบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่รับผิดชอบโดยตรง
1) เก็บและรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นของโรงเรียนและข้อมูลอื่นตามที่ผู้บริหารต้องการโดยข้อความร่วมมือจากบุคลากรในโรงเรียน 2) จัดระบบข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ อาจแยกเป็นแฟ้ม หรือใส่ตู้เก็บเอกสารแล้วทำดัชนีไว้เพื่อสะดวกแก่การค้นหาและนำไปใช้ ในกรณีนี้ครูบรรณารักษ์หรือเจ้าหน้าที่ห้องสมุดจะเป็นผู้ช่วยและให้คำแนะนำที่ดีได้ 3) ประสานงานกับหน่วยงาน หมวดหรือกลุ่มวิชาต่าง ๆ ในโรงเรียนเพื่อแก้ไขข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน ตลอดจนกำหนดรายการและทำความเข้าใจกับแบบเก็บข้อมูลที่มีการปรับปรุงหรือเพิ่มเติม 4) วิเคราะห์ ประมวลผล หรือจัดกระทำข้อมูลที่นอกเหนือจากที่หมวดหรือกลุ่มวิชาหรือฝ่ายต่าง ๆ ในโรงเรียนทำไว้ตามความจำเป็นของโรงเรียนเพื่อนำไปประกอบการตัดสินใจในเรื่องการวางแผน การปฏิบัติงาน การควบคุมการดำเนินงาน และการประชาสัมพันธ์ของโรงเรียน 5) พัฒนาระบบข้อมูลและสารสนเทศเสมอ 6) จัดทำรายงานและเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ให้โรงเรียน 7) ให้บริการข้อมูลทั้งภายในและภายนอกโรงเรียน 8) เป็นที่ปรึกษาแก่คณะครู – อาจารย์ในโรงเรียน
1.2 หน้าที่ของครู – อาจารย์อื่นในโรงเรียน
1) เก็บรวบรวมข้อมูลเบื้องต้นที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานของตน เช่น การจัดการเรียนการสอน คะแนนนักเรียน อาจมีสำเนาให้หัวหน้าหมวด/หัวหน้ากลุ่มหรือผู้รับผิดชอบงานข้อมูลและสารสนเทศของโรงเรียนตามความจำเป็น 2) จัดระบบข้อมูลที่ตนรวบรวมไว้ให้เป็นหมวดหมู่ ง่ายแก่การหยิบใช้ 3) ให้ความร่วมมือ และประสานงานกับผู้รับผิดชอบงานข้อมูลและสารสนเทศของโรงเรียนในการเก็บและรวบรวมข้อมูล 4) แก้ไขข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน พร้อมทั้งแจ้งให้งานข้อมูลและสารสนเทศทราบ 5) วิเคราะห์ประมวลผลขั้นต้น เฉพาะส่วนที่ใช้ในการปฏิบัติงาน แล้วส่งสำเนา ให้งานข้อมูลและสารสนเทศของโรงเรียนทรายตามความจำเป็น
2. สถานที่เก็บข้อมูลสารสนเทศ ในเรื่องนี้ต้องคำนึงถึงความสะดวกในการใช้และให้บริการข้อมูลด้วย ในโรงเรียนขนาดใหญ่จะไม่มีปัญหา เพราะสามารถเก็บไว้เป็นสัดส่วน เช่น ในห้องวิชาการ ห้องแนะแนว ห้องวัดผลได้ แต่โรงเรียนขนาดเล็กที่ไม่มีห้องเป็นสัดส่วนเก็บไว้ มีห้องพักครูเพียงห้องเดียวอยู่รวมกันหมด สามารถแก้ปัญหาได้โดยจัดไว้มุมหนึ่งของห้องสมุด เป็นส่วนที่มีลักษณะคล้ายมุมหนังสืออ้างอิง ผู้ใดจะมาหยิบไปโดยไม่บอกหรือไม่ขออนุญาตต่อเจ้าหน้าที่ไม่ได้ ในกรณีนี้ไม่น่าจะเป็นปัญหา เพราะโรงเรียนมีห้องสมุด อย่างไรก็ดีมีหลักที่จะให้พิจารณาคือ ถ้าเก็บข้อมูลสารสนเทศไว้ที่หน่วยใดหน่วยหนึ่งเพียงแห่งเดียวมีข้อดีคือ ไม่สิ้นเปลืองงบประมาณและอุปกรณ์การทำงาน แต่มีข้อเสียคือ ถ้าครูอาจารย์ต้องการใช้ข้อมูลเฉพาะเรื่องจะขาดความคล่องตัวในการทำงาน แต่ถ้าเก็บแยกไว้ตามฝ่ายนั้น ข้อดีคือ การนำมาใช้สะดวก รวดเร็ว เหมาะกับข้อมูลที่มีลักษณะเป็นความลับหรือไม่ประสงค์จะเปิดเผยแพร่หลาย ข้อเสียคือ ไม่ประหยัดและวิธีการปฏิบัติงานอาจไม่เป็นระบบเดียวกันฉะนั้นวิธีที่ดีที่สุดและสอดคล้องกับหน้าที่ของผู้รับผิดชอบ คือ นำทั้งสองวิธีการมาผสมผสานกัน ได้แก่ การเก็บข้อมูลและสารสนเทศไว้ในสถานที่ที่เป็นศูนย์กลาง และกระจายอยู่ตามหมวด/กลุ่มวิชาหรือฝ่ายที่รับผิดชอบตามลักษณะของข้อมูล
3. ระบบการจัดเก็บ ความจริงระบบการจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศนั้น เราสามารถประยุกต์มาจากระบบการจัดเอกสาร ซึ่งมีหลายประเภท เช่น การเรียงตามตัวอักษรตามลำดับเรื่อง หรือเรียงตามลำดับตัวเลขที่กำหนดให้ สำหรับข้อมูลและสารสนเทศในโรงเรียนนั้นอาจจะแบ่งตามประเภท/หมวดที่กำหนด แล้วจำแนกเป็นรายชั้นปี หลังจากนั้นจะกำหนดรหัสเป็นตัวเลขหรือไม่ก็สุดแต่ความเหมาะสม เมื่อตัดสินใจได้ประกอบกับกำหนดสถานที่เก็บข้อมูลสารสนเทศแล้ว ควรดำเนินการดังนี้
ตู้และแฟ้มข้อมูลต้องมีป้ายบอกรายละเอียดของรายการข้อมูลและสารสนเทศ
ควรมีสมุดบันทึกรายการข้อมูลและสารสนเทศ โดยมีรายละเอียดจำแนกตามแหล่งที่เก็บ (เก็บห้องใด ตู้ใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบ ฯลฯ) ลำดับก่อนหลังของการได้ข้อมูล หากให้รหัสหรือทำดัชนี ควรระบุไว้ด้วย
ข้อมูลและสารสนเทศที่ใช้บ่อยควรจัดไว้ในตำแหน่งที่หยิบได้ง่าย
การใช้แฟ้มควรแยกเป็นชุด ๆ ไม่นำข้อมูลมาปนกันในแฟ้มใดแฟ้มหนึ่ง ควรมีแฟ้มเบ็ดเตล็ดสำหรับข้อมูลที่ยังดำเนินการไม่เรียบร้อย
4. ระบบการนำไปใช้ ผู้ที่จะใช้ข้อมูลของโรงเรียนนั้นมีทั้งบุคคลภายนอก และบุคคลภายในโรงเรียนเอง ถ้าแบ่งตามลักษณะข้อมูลและสารสนะเทศจะได้ 2 ลักษณะคือ
4.1 ข้อมูลและสารสนเทศที่ไม่เฉพาะเจาะจงว่าเป็นงานของหมวด/กลุ่มวิชาหรือฝ่ายใด เป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผน การวางนโยบาย หรือข้อมูลโดยทั่ว ๆ ไป หากผู้บริหาร ครูในโรงเรียน หรือบุคคลภายนอกต้องการใช้ ผู้รับผิดชอบงานข้อมูลและสารสนเทศโดยตรงจะเป็นผู้ดำเนินการ 4.2 ในกรณีที่ต้องการใช้ข้อมูลและสารสนเทศที่เจาะลึกเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนภาคทฤษฎี ภาคปฏิบัติ ตลอดจนเจตคติต่อวิชาวิทยาศาสตร์ของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาตอนต้น ผู้รับผิดชอบงานข้อมูลอาจจะมีรายละเอียดไม่เพียงพอก็จะต้องประสานงานและมอบให้หมวดวิชา หรือครู-อาจารย์ที่รับผิดชอบข้อมูลด้านนี้โดยตรง
สำหรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการให้บริการมีประเด็นสำคัญที่ควรทราบ 3 ประการ คือ
1) เมื่อมีผู้มาขอใช้บริการ ควรมีสมุดบันทึกการยืม เพื่อทราบว่าข้อมูลหรือสารสนเทศที่ขาดหายไปจากแฟ้มหรือตู้เก็บข้อมูลนั้น ขณะนี้อยู่ที่ผู้ใด และลงบันทึกเมื่อได้รับคืนแล้ว 2) ถ้ามีบุคคลภายนอก เช่น นักวิจัยจากหน่วยงานอื่น นิสิต นักศึกษา มาขอยืม ครู–อาจารย์ ผู้ให้บริการจะเป็นผู้ลงบันทึกการยืม และรับผิดชอบในการนำไปคืนให้เรียบร้อย 3) ผู้รับผิดชอบงานข้อมูลและสารสนเทศในโรงเรียนต้องมีหน้าที่ติดตามทวงคืน ไม่ให้ข้อมูลและสารสนเทศขาดหายไปเป็นระยะเวลายาวนาน และข้อมูลที่แต่ละฝ่ายในโรงเรียนรับผิดชอบก็ควรดำเนินการเช่นเดียวกัน
5. การเก็บรักษาข้อมูลสารสนเทศ การเก็บรักษาข้อมูลและสารสนเทศ แบ่งได้เป็น 2 ส่วน คือ
5.1 การเก็บรักษาในระหว่างใช้ข้อมูลและสารสนเทศ ครู-อาจารย์ ที่ขอยืมไม่ว่าจะนำมาใช้เองหรือบริการผู้ใดผู้หนึ่ง ควรจะเป็นผู้รับผิดชอบ 5.2 ในกรณีที่ข้อมูลและสารสนเทศไม่ได้อยู่ในช่วงใช้งาน ผู้รับผิดชอบของโรงเรียนจะเป็นผู้เก็บรักษา
ในการดูแลรักษานั้นต้องให้ความสำคัญของสภาพข้อมูล ไม่ให้ชำรุด สูญเสียหายหรือถูกแก้ไข เปลี่ยนแปลงโดยไม่ทราบที่มา สำหรับข้อมูลและสารสนเทศที่ไม่มีประโยชน์อาจทำลายโดยดำเนินการให้ถูกต้องตามระเบียบ เช่น ผ่านการอนุญาตจากผู้บังคับบัญชา เป็นต้น
จากที่เสนอมาทั้งหมดนี้ ถ้าหากจะนำไปเป็นแนวปฏิบัติจริง ๆ จะเห็นว่าไม่เกินความสามารถของผู้บริหาร ครู ทุกคนในโรงเรียน ทุกระดับสามารถจัดทำได้ และหากผู้รับผิดชอบเฉพาะไม่อยู่ ก็ควรจะมีผู้อื่นช่วยในการให้บริการได้ด้วยผลของการจัดระบบดังกล่าว ซึ่งนอกจากจะไม่เพิ่มภาระแก่ครูแล้ว ถ้าพิจารณาให้ดีจะพบว่าเป็นการลดภาระงานของครูด้วย ถ้ามีการปฏิบัติเป็นระบบ อย่างสม่ำเสมอ ด้วยความรับผิดชอบ และด้วยการเห็นคุณค่า7. การนำข้อมูลและสารสนเทศไปใช้เพื่อประโยชน์ต่อการวิจัยในชั้นเรียน
ระบบข้อมูลและสารสนเทศที่ดีในโรงเรียน นอกจากจะเอื้อประโยชน์แก่ผู้ใช้โดยทั่วไปแล้ว ยังช่วยให้ครูที่จะทำงานวิจัยมีความสะดวก ประหยัดเวลา ลดขั้นตอนการทำงานและสามารถผลิตงานวิจัยที่มีคุณภาพ เพื่อพัฒนาการเรียนการสอนของตนเองด้วย ระบบข้อมูลและสารสนเทศจะให้ประโยชน์ต่อการทำวิจัยแก่ครูโดยตรงในเรื่องของแหล่งข้อมูล เครื่องมือ และการเก็บรวบรวมข้อมูล กล่าวคือ ถ้าโรงเรียนมีการจัดระบบข้อมูลและสารสนเทศที่ดีแล้ว ในการทำวิจัยจะลดขั้นตอนของการสร้างเครื่องมือและเก็บรวบรวมข้อมูลได้ ตัวอย่าง เช่น ถ้าจะศึกษาภูมิหลังของนักเรียนว่ามีความสัมพันธ์กับคะแนนคุณลักษณะหรือไม่ ครูไม่จำเป็นต้องสร้างแบบสอบถาม หรือแบบทดสอบขึ้นมาใหม่ เพื่อให้นักเรียนตอบ แต่ครูสามารถไปค้นหาสิ่งที่ต้องการจากงานข้อมูลและสาระสนเทศของโรงเรียนมาทำการวิเคราะห์ได้เลย เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้นจะแสดงแผนภาพความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอนการวิจัยกับระบบข้อมูลและสารสนเทศดังต่อไปนี้
ประโยชน์ของข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษา
ข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษานั้น เป็นเครื่องมือสำคัญในการตัดสินใจ การแก้ปัญหา อย่างมีหลักและเหตุผลของผู้บริหาร และบุคลากรทางการศึกษาทุกระดับ ดังนี้
1. สำหรับผู้บริหารระดับสูง ข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษาเป็นหัวใจสำคัญต่อการกำหนดนโยบาย การบริหารและวางแผนพัฒนาการศึกษา ตลอดจนการควบคุมติดตามและประเมินผลของแผนงานและโครงการต่าง ๆ ที่ได้จัดทำไปแล้ว
2. ผู้บริหารระดับกลางและระดับปฏิบัติจะใช้ประโยชน์จากข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษาในการควบคุมการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลตรงตามแผนหรือเป้าหมาย
3. ผู้บริหารระดับห้องเรียน (ครู) จะใช้ประโยชน์จากข้อมูลและสารสนเทศในการพัฒนาการเรียนการสอนในทุก ๆ ทาง เป็นการควบคุมการปฏิบัติงานในห้องเรียนให้มีประสิทธิภาพ
4. สำหรับบุคคลทั่ว ๆ ไป เช่น นักวิจัย นักวิชาการ หรือนักการศึกษา จะมีประโยชน์เกี่ยวกับการทำงานทางวิชาการ ช่วยในการกการตัดสินใจที่มีเหตุผล หรือเพื่อแสวงหาความรู้ ทฤษฎีใหม่ ๆ เพื่อประโยชน์ต่อการพัฒนาการศึกษา
4. ลักษณะของระบบข้อมูลและสารสนเทศที่ให้ประโยชน์สูงสุด
ในการจัดระบบข้อมูลสารสนเทศ เพื่อให้ผู้รับบริการได้รับประโยชน์สูงสุดนั้นควรมีลักษณะที่เอื้อให้ผู้ใช้ ค้นหาข้อมูลได้ง่าย นำมาใช้สะดวกและรวดเร็วตรงกับความต้องการและทันกับความต้องการ ตลอดจนต้องมีความประหยัดในการเก็บรักษาและใช้บริการด้วย ฉะนั้น ระบบข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงานหรือโรงเรียน ควรตอบสนองความจริงเบื้องต้น 3 ประการ คือ
1. สามารถบอกแหล่งให้ผู้ใช้ได้ว่าจะหาข้อมูลหรือสารสนเทศได้จากที่ใด เช่น ห้องวิชาการ ห้องแนะแนว หรือห้องสมุด เป็นต้น2. เมื่อผู้ใช้ต้องการ สามารถนำข้อมูลหรือสารสนเทศมาให้ถึงมืออย่างถูกต้องตรงกับความต้องการ3. ต้องสนองได้ภายในเวลาจำกัด เมื่อผู้ใช้แสดงความต้องการ จะต้องมีระบบที่ดีมีผู้รับผิดชอบและผู้ร่วมรับผิดชอบ ซึ่งสามารถทำงานแทนกันได้
5. ข้อมูลและสารสนเทศทางการศึกษาในโรงเรียน
ทุกโรงเรียนต้องมีการจัดเก็บรวบรวมสถิติข้อมูลต่าง ๆ ตลอดจนกระทำในรูปสารสนเทศอยู่แล้ว จะมากน้อยเพียงใดและมีรายละเอียดอะไรบ้างนั้นขึ้นอยู่กับความจำเป็นในการใช้ประโยชน์ และความต้องการของหน่วยงานต้นสังกัด จากการวิเคราะห์ข้อมูลโรงเรียนในปัจจุบัน พบว่าโรงเรียนและสถานศึกษาส่วนใหญ่จะมีการรวบรวมข้อมูลประมาณ 12 หมวด ซึ่งจะจัดเก็บในรูปข้อมูลและจัดกระทำในรูปสารสนเทศ ข้อมูลเหล่านี้ได้แก่
1. ข้อมูลนักเรียน
2. ข้อมูลบุคลากร เช่นครู คนงาน และภารโรง
3. ข้อมูลการเรียนการสอน
4. ข้อมูลการเงิน
5. ข้อมูลอาคารสถานที่
6. ข้อมูลครุภัณฑ์
7. ข้อมูลห้องสมุด
8. ข้อมูลโสตทัศนศึกษา
9. ข้อมูลอนามัยโรงเรียน
10. ข้อมูลประชากรและสิ่งแวดล้อม
11. ข้อมูลประชาสัมพันธ์โรงเรียน
12. ข้อมูล คำสั่ง กฎ ระเบียบ ปฏิทินปฏิบัติงาน และ แผนปฏิบัติการของโรงเรียน
จากการที่โรงเรียนทุกโรงต้องมีการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลนั้น ปัญหาหนึ่งที่พบโดยทั่วไป คือ ปริมาณและความหลากหลายของข้อมูลซึ่งเป็นปัญหาต่อการจำแนก จัดเก็บและเลือกใช้ให้สอดคล้องกับความต้องการ จึงได้มีคณะทำงานนำหลักการและแนวความคิดในการกำหนดข้อมูลพื้นฐาน มาวางแผนและกำหนดข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา เป็น 6 ประเภท คือข้อมูลเกี่ยวกับนักเรียน ผู้สำเร็จการศึกษา โรงเรียน/สถานศึกษา งบประมาณ ครู/อาจารย์และบุคลากร และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการศึกษา หลังจากนั้นคณะที่ปรึกษาโครงการพัฒนาระบบข้อมูลสถิติและสารสนเทศของกระทรวงศึกษาธิการได้กำหนดตัวแปรที่ถือเป็นรายการที่ทุกโรงเรียนในสังกัดกระทรวงศึกษาธิการต้องรวบรวม และกรอกในแบบฟอร์มมาตรฐานถึงศูนย์สารสนเทศ กระทรวงศึกษาธิการ ซึ่งเริ่มใช้ทั่วประเทศในปีการศึกษา 2532 ตัวแปรดังกล่าวได้แก่ ตัวแปรด้านผู้เรียน บุคลากร อาคารสถานที่ และด้านสภาพแวดล้อม
เมื่อพิจารณาทั้งหมดที่กล่าวมา ประกอบกับความจำเป็นในการใช้ประโยชน์ทางการศึกษาทั้งภายในและภายนอกโรงเรียน สามารถจำแนกข้อมูลและสารสนเทศที่ทุกโรงเรียนจำเป็นต้องมีออกเป็น 2 ประเภท คือ
ก. ข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็น ข. ข้อมูลและสารสนเทศประกอบการวางแผนและพัฒนา ก. ข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็น ได้แก่ข้อมูลดิบและข้อมูลที่จัดกระทำให้อยู่ในรูปสารสนเทศทางการศึกษา ซึ่งจำเป็นต่อการวางแผนและการใช้ประโยชน์เกี่ยวกับการศึกษาโดยตรง เป็นสิ่งที่ควรจัดเก็บให้ง่ายต่อการค้นหา เพราะนอกจากจะใช้ประโยชน์ในโรงเรียนแล้วหน่วยงานภายนอกส่วนใหญ่ยังต้องการข้อมูลเหล่านี้ประกอบการวางแผนการวิจัยเฉพาะเรื่อง ข้อมูลดังกล่าวได้แก่ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องต่อไปนี้
1. นักเรียน 1.1 จำนวนนักเรียน จำแนกตามชั้น เพศ ภูมิลำเนา และอาชีพผู้ปกครอง 1.2 จำนวนนักเรียนเข้าใหม่ชั้นปีที่ 1 (ป.1 หรือ ม.1 หรือ ม.4) 1.3 จำนวนนักเรียนเลื่อนชั้นจำแนกตาม ชั้น เพศ 1.4 จำนวนนักเรียนซ้ำชั้น จำแนกตามชั้น เพศ 1.5 จำนวนนักเรียนออกกลางคัน จำแนกตามชั้น เพศ 1.6 จำนวนนักเรียนที่สำเร็จการศึกษา จำแนกตามเพศ
2. โรงเรียน 2.1 จำนวนห้องเรียน จำแนกตามรายชั้น 2.2 จำนวนห้องประกอบการเรียน 2.3 จำนวนห้องเรียนและห้องประกอบการเรียนที่ใช้การได้ดีและชำรุด
3. งบประมาณ จำนวนงบประมาณการศึกษา จำแนกตามแผนงาน/โครงการ หมวด ค่าใช้จ่าย งบลงทุน-งบดำเนินการ และแหล่งงบประมาณ จำนวนรายจ่ายจริง จำแนกตามแผนงาน/โครงการ หมวดค่าใช้จ่าย งบลงทุน และงบดำเนินการ จำนวนรายได้ของสถานศึกษา
4. คร -อาจารย์ 4.1 จำนวนครู–อาจารย์ จำแนกตามเพศ วุฒิ วิชาเอก ระดับชั้นการศึกษาที่สอน 4.2 จำนวนครู–อาจารย์ สะพัด จำแนกตามครูบรรจุใหม่ ครูที่ออกจากสถานภาพครู ครูศึกษาต่อ ครูที่โอน ครูที่ย้ายหรือช่วยราชการ ครูลาด้วยเหตุ ต่าง ๆ
ข. ข้อมูลและสารสนเทศประกอบการวางแผนและพัฒนา ได้แก่ ข้อมูลและสารสนเทศที่นำมาใช้ประโยชน์ในการวางแผน การตัดสินใจ การพัฒนาการศึกษาในทุกระดับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระดับโรงเรียน ห้องเรียน จนถึงตัวนักเรียนเป็นรายบุคคล เป็นส่วนที่เน้นการใช้ประโยชน์ภายในโรงเรียน ควรจัดเก็บเป็นสัดส่วนเฉพาะ แยกจากข้อมูลทั่วไป ได้แก่เรื่องต่อไปนี้
1. ผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนของนักเรียน จำแนกตามชั้น เพศ หน่วยงานที่ ประเมิน
2. ผลการประเมินนักเรียนในด้านคุณลักษณะ บุคลิกภาพ ความสนใจ ความถนัด จำแนกตามชั้น เพศ หน่วยงานที่ประเมิน
3. รางวัลดีเด่นต่าง ๆ ที่นักเรียนในโรงเรียนได้รับ
4. ผลการติดตามนักเรียนที่จบชั้นประโยค (ป.6 หรือ ม.3 หรือ ม.6 ) มีรายละเอียดเกี่ยวกับสถานภาพการเรียนต่อ การประกอบอาชีพ
5. รายงานการประเมินโรงเรียน มีรายละเอียดเกี่ยวกับ ชื่อหน่วยงานที่ประเมิน ชื่อโครงการวิจัย/แผนงาน วันเวลาที่ประเมิน วิธีการโดยสรุป (วัตถุประสงค์ ผู้ถูกประเมิน/กลุ่มตัวอย่าง เครื่องมือที่ใช้) และผลการประเมิน(ถ้ามี)
6. ชื่อโครงการ( กิจกรรมพิเศษในโรงเรียน) ประกอบด้วยผู้รับผิดชอบ แผนดำเนินงาน หน่วยงานที่ร่วม (ถ้ามี) และผลการดำเนินงาน
7. รายการปัญหาการเรียนการสอนของครูในโรงเรียนและการดำเนินการแก้ไข
8. การจัดระบบข้อมูลและสารสนเทศที่เอื้อประโยชน์แก่ผู้ใช้อย่างมีประสิทธิภาพ





อ้างอิง
http://www.chittrapa.net/index.php?option=com_content&task=view&id=35&Itemid=36
http://www.blog.eduzones.com/futurecareer/21647
http://www.chittrapa.net/index.php?option=com_content&task=view&id=35&Itemid=36
http://www.csjoy.com/story/net/tne.htm
http://tsl.tsu.ac.th/file.php/1/courseware/aa_2/lesson02/index.htm
http://www.school.net.th/library/snet1/network/it/index.html
http://www.tanti.ac.th/Com-tranning/IT/techno.html
http://cptd.chandra.ac.th/selfstud/it4life/tech.htm
http://dusithost.dusit.ac.th/~ranong2/KM&R/tec2.doc
http://kulratee.multiply.com/journal/item/3


คำถาม
1.สารสนเทศทางการศึกษาหมายถึงอะไร.....................................
2.จงบอกประโยชน์ของสารสนเทศทางการศึกษา.................................................
3.สารสนเทศที่ดีควรมีคุณสมบัติอย่างไร.................................................
4.ข้อมูลสารสนเทศทางการศึกษาในโรงรียนมีอะไรบ้าง................................................